Os bots

Para que serve

Os bots trabalham enquanto dormes. Por agora há quatro: o Leo, o assistente comercial, que prepara as mensagens das vagas de amanhã e do «temos saudades»; a Vera, a assistente de marketing, que prepara as publicações para as redes, a campanha do mês e o destaque do site; o Teo, o assistente financeiro, que mostra o fecho do dia, o resumo da semana, as despesas em falta e o IVA, e prepara os lembretes de pagamento; e a Iris, a assistente do ofício, que prepara o dia de amanhã de cada profissional, os cuidados depois da visita e os avisos de manutenção. A página Os bots tem um separador para cada um, e o separador Ensinar, onde lhes ensinas como é o negócio e o que cada profissional quer.

Chega-se lá pela ligação Os bots no topo, pela busca, ou pelos cartões do Leo, da Vera, do Teo e da Iris no Início. O separador O Teo só aparece a quem pode ver O meu negócio, e o separador A Iris a quem pode ver a Agenda.

O Leo

O Leo é o assistente comercial do Belessa. Trabalha de noite, entre as 2h e as 6h: procura as vagas livres de amanhã e oferece-as a quem costuma marcar esse serviço, e escreve um «temos saudades» a quem deixou de vir. As mensagens ficam prontas para sair das 9h às 20h.

O separador O Leo mostra:

• Se está Ligado ou desligado, e o crachá A seco enquanto só prepara.
• A noite de cada dia, com os números: Horas de amanhã a oferecer (até três por serviço, nos cinco serviços mais marcados), Mensagens preparadas, De fora pelo limite diário, Sem telefone nem email e Pedidos de marcação à espera.
• O que teria enviado: cada mensagem, com o nome do cliente, o tipo (Vaga de amanhã ou Temos saudades), o canal e o texto.
• O que o Leo faz: as escolhas dele.

O que ele aprende sobre o negócio e sobre cada profissional está no separador Ensinar (abaixo).

O Leo só escreve a quem autorizou mensagens de marketing, e cada mensagem leva o link para deixar de receber. Os textos são escritos com IA, sem nenhum dado pessoal no pedido; a IA e os SMS do Leo são pagos pela plataforma e não descontam do saldo.

A Vera

A Vera é a assistente de marketing do Belessa. De noite prepara as publicações da semana para as redes (ao domingo), a campanha do mês e o destaque da época para o site (nos meses com uma data especial, como o Natal), e mostra quem vem hoje e ainda não autorizou mensagens de marketing.

O separador A Vera mostra:

• As publicações da semana: rascunhos para o Instagram e o Facebook, cada um com o texto, as hashtags e uma Ideia para a foto. A Vera nunca publica: copias, juntas a tua foto e publicas.
• Autorizações de marketing: quantos clientes ativos autorizaram, e quem vem hoje e ainda não autorizou, com a ligação para a ficha.
• A campanha do mês: o assunto, o email e o SMS, e para quantas pessoas iria.
• O destaque da época para o site: um título e um texto para pores num bloco do site.
• O que a Vera faz: as escolhas dela.

O Teo

O Teo é o assistente financeiro do Belessa. Só avisa e prepara: nunca emite faturas, nunca regista pagamentos e nunca mexe na caixa. Cada aviso tem um botão para a página onde tu fazes a coisa.

O separador O Teo mostra:

• O fecho do dia de ontem: as visitas Por fechar (ficaram marcadas e já passou a hora) e Por cobrar (feitas, sem o pagamento todo registado). Uma visita com sinal pago e o resto por pagar também está por cobrar.
• O resumo da semana (preparado na noite de domingo para segunda-feira): quanto entrou e quanto saiu, ao lado da semana anterior, quanto falta para a meta do mês dos Objetivos, e uma frase escrita com IA a partir destes números, sem nomes. As contas são as mesmas do Resumo do mês.
• Despesas que ainda não entraram este mês (a partir do dia 10): as categorias que entraram em pelo menos 2 dos últimos 3 meses e este mês ainda não, por exemplo Renda.
• O IVA do trimestre (nos 15 dias antes do fim do trimestre): o IVA dos documentos emitidos até agora e, em Portugal, os prazos de entrega e de pagamento, com o botão para as Contas para o contabilista.
• Os lembretes de pagamento: a fila do que o Teo mandaria aos clientes.
• O que o Teo faz: as escolhas dele.

Os lembretes vão a quem tem uma encomenda com o link de pagar por pagar, e a quem teve uma visita marcada como Não foi paga: um ao fim de 2 dias e outro ao fim de 7, das 9h às 20h, com o valor e o link para pagar. Não é marketing: não leva promoções. Os SMS são pagos pela plataforma.

A Iris

A Iris é a assistente do ofício. Sabe do ramo da casa (unhas, pestanas, estética, cabelo…) e ajuda cada profissional com o trabalho do dia a dia. Os textos que vão para os clientes são sempre os que aprovaste: a IA só propõe.

O separador A Iris mostra:

• O dia de amanhã: as tuas visitas de amanhã (quem administra vê as de toda a equipa), com quando cada cliente veio da última vez e o que fez. Se tens os dados confidenciais, também as Alergias da ficha, o aviso de condições de saúde ou medicação registadas, e os Consentimentos por assinar do serviço. Estes alertas vêm da ficha e nunca vão para a IA.
• Os cuidados e a manutenção de cada serviço: a proposta da Iris para cada serviço, com os Cuidados depois da visita (por exemplo, «Evite água quente nas próximas 24 horas.») e a Manutenção ao fim de um número de dias (por exemplo, 21 para o gel). A Iris propõe até 8 serviços por noite.
• O que a Iris enviaria: a fila dos cuidados e dos avisos de manutenção.
• O que a Iris faz: as escolhas dela.

Os cuidados vão a todos os que fizeram o serviço, porque fazem parte do serviço. O aviso de manutenção só vai a quem aceitou os avisos do serviço ou as promoções, e nunca na mesma semana em que o Leo escreveu a essa pessoa. A autorização dos avisos do serviço dá-a o próprio cliente: na marcação online, na caixa Quero ser avisado quando estiver na altura da manutenção deste serviço., ou ao balcão, na ficha (O cliente quer ser avisado da manutenção dos serviços). Os SMS são pagos pela plataforma.

O que vês no separador Ensinar

• O que já sabem sozinhos: o que não se ensina aqui, porque o Belessa já sabe. As férias e as folgas marcam-se em Exceções ao horário, e o Leo não oferece horas de quem está fora. Os dias e as horas de cada profissional mudam-se em Horários da equipa.
• Para o negócio todo: Como tratam os clientes (Por tu ou De forma formal) e O que os bots devem saber, uma nota curta. Por baixo, Ver um exemplo.
• Cada profissional (ou A tua parte, se não administras): Oferecer as minhas horas livres, Serviços que o Leo pode oferecer, Como tratam os clientes e O que o Leo deve saber sobre ti, com Ver um exemplo de vaga.

Como se faz

Ensinar o tom e a nota do negócio

1. Abre Os bots.
2. Em Como tratam os clientes, escolhe Por tu ou De forma formal.
3. Em O que os bots devem saber, escreve o que o Leo pode dizer, por exemplo: «Há estacionamento grátis na rua de trás.»
4. Carrega em Vaga de amanhã ou em Temos saudades, em Ver um exemplo, para ler uma mensagem escrita com isto.
5. Se gostares, carrega em Guardar. A página diz «Guardado.»

Só quem administra o negócio muda esta parte. Os outros veem-na e podem pedir exemplos.

Escolher o que o Leo faz com as tuas horas

1. Em A tua parte, deixa marcado Oferecer as minhas horas livres para o Leo oferecer as tuas vagas de amanhã. Desmarca para ele não as oferecer.
2. Em Serviços que o Leo pode oferecer, desmarca os que não queres que ofereça (por exemplo, Nail art).
3. Carrega em Guardar.

Ensinar o Leo a escrever as tuas vagas

1. Em A tua parte, escolhe Como tratam os clientes: Como a clínica (o tom do negócio), Por tu ou De forma formal.
2. Em O que o Leo deve saber sobre ti, escreve uma frase curta, por exemplo: «Sou especialista em nail art.»
3. Carrega em Ver um exemplo de vaga para ler uma mensagem escrita com isto.
4. Se gostares, carrega em Guardar.

Isto só entra nas mensagens das tuas vagas; o «temos saudades» usa o tom e a nota do negócio. A mensagem pode dizer o teu primeiro nome («a vaga é com a Ana»). Por noite, o Leo escreve no máximo 8 textos diferentes; se houver mais profissionais com tom ou nota próprios, os que sobram usam o texto do negócio.

Quem administra vê todos os profissionais e muda a parte de cada um, também a de quem não tem conta no Belessa.

Escolher o que o Leo faz

1. No separador O Leo, em O que o Leo faz, marca Ligar o Leo (só quem administra o negócio o liga ou desliga).
2. Marca o que ele pode fazer: Oferecer as vagas livres de amanhã a quem costuma marcar esse serviço e Mandar «temos saudades» a quem deixou de vir.
3. Acerta os números: por exemplo, Mensagens por dia, no máximo = 30 e Dias até voltar a escrever à mesma pessoa = 30.
4. Se quiseres, escolhe em Códigos de desconto que o Leo pode usar um código que já criaste (por exemplo, VOLTA10). O Leo põe o código na mensagem e nunca diz o valor.
5. Carrega em Guardar. A página diz «Guardado.»

Os códigos de desconto criam-se na Caixa, em Vouchers e pacotes. Sem nenhum escolhido, o Leo não fala de descontos.

Fechar o dia de ontem com o Teo

1. No separador O Teo, em O fecho do dia de ontem, vê as visitas Por fechar (por exemplo, «10:00 · Ana Sousa · Manicure»).
2. Carrega em Abrir na agenda e fecha a visita como feita ou como falta.
3. Em Por cobrar, se a visita foi paga, carrega em Foi paga: abre a agenda desse dia, onde registas o pagamento.
4. Se não foi paga, carrega em Não foi paga. Fica guardado quem decidiu, e só a partir daí o Teo pode lembrar o cliente. Se foi engano, carrega em Desfazer.

Não foi paga pede o direito de editar na Caixa. O Teo não regista o pagamento: quem o regista és tu, na agenda.

Escolher o que o Teo faz

1. No separador O Teo, em O que o Teo faz, marca Ligar o Teo (só quem administra o negócio o liga ou desliga).
2. Marca o que ele faz: o fecho do dia, o resumo da semana, as despesas habituais que faltam, o IVA e os lembretes de pagamento.
3. Carrega em Guardar. A página diz «Guardado.»

Aprovar os cuidados de um serviço na Iris

1. No separador A Iris, em Os cuidados e a manutenção de cada serviço, lê a proposta do serviço (por exemplo, Manicure gel).
2. Muda o texto de Cuidados depois da visita se quiseres, e o número em Manutenção ao fim de (dias). Deixa em branco o que não se aplica.
3. Carrega em Aprovar. A partir daí a Iris usa estes textos.

Para a Iris deixar de usar um serviço, abre Aprovados e carrega em Deixar de usar. Aprovar pede o direito de editar na Agenda.

Preparar o dia de amanhã com a Iris

1. No fim do dia, abre o separador A Iris e vê O dia de amanhã.
2. Para cada visita, vê a última vez que o cliente veio e o que fez.
3. Se aparecer Alergias ou Consentimento por assinar, abre a ficha (carrega no nome) antes da visita.

Publicar uma publicação da Vera

1. No separador A Vera, em As publicações da semana, lê o rascunho de segunda-feira.
2. Carrega em Copiar e cola o texto no Instagram ou no Facebook, com uma foto tua como a da Ideia para a foto.
3. Depois de publicares, carrega em Já publiquei. Se não a quiseres, carrega em Descartar.

Pedir a autorização de marketing a quem vem hoje

1. No separador A Vera, em Autorizações de marketing, vê quem vem hoje e ainda não autorizou (por exemplo, «Ana Sousa, 15:00»).
2. Na visita, pergunta se quer receber novidades.
3. Se disser que sim, abre a ficha (carrega no nome) e regista a autorização.

A Vera nunca pede a autorização por SMS ou email.

Pôr no site o destaque da época

1. Em O destaque da época para o site, lê a proposta e carrega em Copiar.
2. Abre Páginas e cola o texto num bloco.
3. Volta à Vera e carrega em Já pus no site (ou em Descartar, se não a quiseres). Só quem administra o negócio decide.

Perguntas frequentes

Vou de férias. Digo ao Leo aqui?

Não. Marca as férias em Exceções ao horário: a marcação online deixa de oferecer esses dias e o Leo também não oferece horas tuas.

O exemplo gasta o saldo de IA?

Não. A IA do Leo, incluindo os exemplos, é paga pela plataforma. Cada pessoa pode pedir até 10 exemplos em cada 24 horas.

Porque é que o Leo preparou tão poucas mensagens?

O Leo só escreve a quem autorizou mensagens de marketing, a quem ainda não tem marcação e a quem não recebeu nada dele nos últimos dias que escolheste. Se poucos clientes deram autorização, há pouca gente a quem escrever: o cartão do Início diz quantas pessoas marcadas hoje ainda não autorizaram, para perguntares na visita.