Lista de clientes

Para que serve

É aqui que se encontra qualquer cliente da casa: pelo nome, pelo telefone ou pelo email, ou por filtros como «em risco de não voltar» ou «sem aniversário». Daqui cria-se a ficha de quem chega pela primeira vez e abre-se a ficha de cada um, onde está tudo sobre essa pessoa: quando veio da última vez, o que gastou, as preferências, os pacotes, a saúde, os consentimentos e o histórico de marcações.

Neste guia escrevemos sempre «cliente»; vale igual para quem atende pacientes ou alunos. Os contactos que ainda não vieram (os pedidos do site) não estão nesta lista: vivem em Contactos novos.

O que vês nesta página

Na lista

• Lista de clientes, com o total por baixo («128 clientes.»). O total conta os filtros que estiverem escolhidos.
• Procurar por nome, telefone ou email: escreve parte do nome, do telefone ou do email. Quem não tem acesso a dados confidenciais no seu grupo vê o campo Procurar pelo nome, e só procura pelo nome.
• Os filtros Estado (Ativo, Ainda não veio, Inativo), Comportamento (VIP, Em risco de não voltar, Novo, Fiel) e Etiqueta, com os botões Filtrar e Limpar.
• O que falta nas fichas: três botões com a contagem da casa inteira, Sem contacto, Sem autorização de promoções e Sem aniversário. Carregar num mostra só essas fichas e explica porque é que isso importa.
• Nova ficha, para criar um cliente.
• Os clientes, por ordem do nome, 50 de cada vez. Cada linha tem o nome (que abre a ficha), o contacto e as marcas do estado, do comportamento, das etiquetas e de Sem autorização de promoções.
• Com mais de 50, Anterior, Página 1 de 3 e Seguinte no fundo.
• Etiquetas, no fim, para apagar as que já não servem (só aparece a quem pode apagar clientes).

O telefone e o email só se veem com acesso a dados confidenciais no teu grupo de acesso. Sem ele, a linha diz só Tem contacto ou Sem email nem telefone.

Na ficha de cada cliente

A ficha abre ao carregar no nome. É uma página só, com as partes umas por baixo das outras, e ← Lista de clientes no topo para voltar.

• O nome, o contacto e as marcas do estado e de Sem autorização de promoções.
• Da última vez: o dia, o serviço, quem atendeu e o preço da última visita, há quantos dias foi, de quanto em quanto tempo costuma vir e, se for o caso, Já passou do ritmo habitual.
• Quatro números: Gastou, Por visita, Visitas e Próxima marcação.
• Dados pessoais: Nome, Telefone e Email (só com dados confidenciais), Aniversário, Sexo e as caixas O cliente autoriza mensagens de promoção e O cliente quer ser avisado da manutenção dos serviços (os avisos da Iris; só com o sim do próprio cliente).
• Preferências: Profissional preferido, Data especial e O que é, os campos do ramo da casa (nas unhas, por exemplo, Forma preferida, Comprimento e Cores e tons habituais) e os campos livres Produtos que resultam, Evitar, Conversa, Bebida e Outras notas.
• Relação com a casa: Estado, Como chegou, Indicado por (e quantos clientes ele trouxe), Etiquetas e Por fazer, as tarefas deste cliente.
• Faturação: os perfis de faturação (nome na fatura, NIF, morada). Só com dados confidenciais.
• Pacotes: os pacotes do cliente, com as sessões usadas e a validade, e Vender um pacote.
• Garantia de retoque, quando há uma ativa, e Link de indicação, quando a casa tem o endereço do site.
• Contactos: as últimas chamadas e mensagens registadas, e Registar o contacto.
• Plano de cuidados: os planos de tratamento em várias sessões, com os passos feitos e o próximo.
• Saúde, Consentimentos, Notas de sessão e Fotografias. Com a ficha clínica ligada aparecem também Anamneses, Escalas e Relatórios.
• Histórico de marcações: as 50 mais recentes, com o estado de cada uma (Marcada, Confirmada, Concluída, Cancelada, Faltou, Por confirmar).
• Apagar cliente e Exportar os dados (RGPD), no fim.

Como se faz

Procurar um cliente

1. Abre Clientes → Lista de clientes.
2. Em Procurar por nome, telefone ou email, escreve, por exemplo, «Sousa».
3. Carrega em Filtrar. Para voltar à lista toda, carrega em Limpar.

Com um Comportamento escolhido, a lista combina só com a procura pelo nome e não mostra os inativos; o Estado e a Etiqueta ficam parados.

Criar uma ficha nova

1. Carrega em Nova ficha.
2. Escreve o Nome (por exemplo, «Ana Sousa») e, se souberes, o Telefone, o Email e o Aniversário.
3. Marca O cliente autoriza mensagens de promoção só se o próprio cliente disse que sim. A caixa vem desmarcada.
4. Carrega em Criar ficha. A página diz «Ficha de Ana Sousa criada.»

Se o telefone ou o email já forem de outro cliente, a página pergunta antes de criar. O passo a passo completo está em Criar a ficha de um cliente.

Completar o que falta, sem abrir a ficha

1. Em O que falta nas fichas, carrega em Sem contacto (ou em Sem aniversário).
2. Por baixo de cada cliente aparecem os campos que faltam: Telefone e Email, ou Aniversário.
3. Escreve o que souberes e carrega em Guardar. Por cima da lista aparece «Ficha de Ana Sousa atualizada.», e o cliente sai do filtro.

A autorização de promoções não se completa daqui: só a pode dar o próprio cliente. Há mais sobre os filtros em Encontrar clientes com filtros.

Mudar os dados pessoais ou as preferências

1. Abre a ficha do cliente.
2. Em Dados pessoais ou em Preferências, muda o que for preciso (por exemplo, Profissional preferido: Sofia).
3. Carrega em Guardar dessa parte. A página diz «Guardado.»

O Estado, o Como chegou e o Indicado por, em Relação com a casa, gravam-se logo ao escolher. Para quem indicou, escreve pelo menos duas letras em Procurar quem indicou, carrega em Procurar e depois em Escolher.

Pôr uma etiqueta ou criar uma tarefa

1. Na ficha, em Relação com a casa, escreve o nome em Pôr uma etiqueta (por exemplo, «Noiva 2027») e carrega em Pôr. Se a etiqueta já existir na casa, usa essa; se não, cria-a.
2. Para uma tarefa, escreve-a em Nova tarefa (por exemplo, «Ligar a lembrar a revisão»), escolhe o dia em Para quando (opcional) e carrega em Criar tarefa.
3. Quando estiver feita, carrega em Feita. Para a voltar a abrir, Reabrir.

Uma etiqueta tira-se no × ao lado do nome. Apagar uma tarefa pede Sim, apagar.

Vender um pacote na ficha

1. Em Pacotes, escolhe o pacote em Vender um pacote (por exemplo, «5 sessões de drenagem · 200,00 €») e o meio em Pago com.
2. Carrega em Vender. A página pergunta «Vender «5 sessões de drenagem» por 200,00 €? Conta na caixa de hoje; a fatura faz-se nas Vendas.»
3. Carrega em Sim, vender. O pacote passa a aparecer na ficha, com as sessões por usar.

Só aparece a quem pode vender na Caixa. Os pacotes à venda montam-se em Vouchers e pacotes.

Registar um contacto

1. Em Contactos, escolhe Por onde (Telefone, WhatsApp, Email ou Ao balcão) e Como correu.
2. Se escolheres Não quis, diz Porquê; se escolheres Vai pensar, podes pôr o dia em Voltar a falar a (opcional).
3. Carrega em Registar o contacto. A página diz «Contacto registado.»

É o mesmo registo das Chamadas de hoje, e pede a permissão de criar em Comercial.

Criar um plano de cuidados

1. Em Plano de cuidados, carrega em Criar a partir de um modelo (aparece quando a casa tem protocolos ativos) ou em Criar à mão.
2. À mão, escreve o Nome do plano (por exemplo, «Acne em 3 sessões»), escolhe o Profissional e preenche cada passo: o nome, o Serviço e os Dias depois. Acrescentar passo junta mais um.
3. Carrega em Criar plano.
4. A cada sessão, carrega em Feito (ou em Saltar) no passo. A ficha mostra «Próximo: Revisão, a 15 de novembro».

Quando não sobra nenhum passo por fazer, o plano fica Concluído sozinho; se reabrires um passo, volta a Em curso. O Estado também se muda à mão (Em pausa, Cancelado…).

Escrever a saúde ou uma nota de sessão

1. Em Saúde, preenche Alergias, Condições e contraindicações, Medicação ou Outras notas de saúde, e carrega em Guardar.
2. Em Notas de sessão, escreve em Nova nota e carrega em Acrescentar nota. Com a ficha clínica ligada, podes escolher a Sessão a que a nota pertence.

Nos ramos de saúde, há notas que só quem as escreveu lê: a ficha diz quantas há («Há 1 nota de um colega que não podes ler (sigilo das notas de saúde).»), e só quem escreveu a pode apagar. As anamneses têm um tutorial próprio: Preencher uma anamnese.

Juntar uma fotografia

1. Em Fotografias, carrega em Escolher fotografia… e escolhe o ficheiro.
2. Escolhe o Tipo (Antes, Depois ou Outra) e, se quiseres, uma Legenda.
3. Carrega em Enviar fotografia. A página diz «Fotografia guardada.»

A fotografia é reduzida antes de sair do aparelho, e só se aceitam fotografias (JPEG, PNG ou WebP).

Exportar os dados de um cliente

Serve para responder a um cliente que pede uma cópia dos seus dados.

1. No fim da ficha, em Exportar os dados (RGPD), carrega em Abrir para ler ou imprimir.
2. Na página que abre, carrega em Imprimir ou guardar em PDF e entrega o documento ao cliente.
3. Se te pedirem os dados para levar para outro sistema, carrega antes em Descarregar o ficheiro de dados (JSON). Tem o mesmo conteúdo.

Apagar um cliente

1. No fim da ficha, carrega em Apagar cliente.
2. Lê o que sai e o que fica. Em Para confirmar, escreve o nome do cliente, escreve o nome (por exemplo, «Ana Sousa»).
3. Carrega em Apagar de vez. Voltas à lista, que diz «Cliente apagado.»

Apagar uma etiqueta que já não serve

1. No fundo da lista, em Etiquetas, carrega em Apagar ao lado da etiqueta.
2. Confirma: «Apagar a etiqueta «Noiva 2026»? Sai de todos os clientes que a têm.»

Perguntas frequentes

Porque é que não vejo o telefone dos clientes?

O telefone e o email são dados confidenciais. Sem esse acesso no teu grupo, a lista diz só se o cliente tem contacto, e na ficha não aparecem os campos. Quem administra a casa pode dar o acesso em Permissões.

O que quer dizer «Já existe uma ficha com este contacto»?

Ao criar uma ficha, o Belessa vê se o telefone ou o email já pertencem a outro cliente da casa, mesmo escritos de outra maneira. Podes carregar em Abrir essa ficha ou, se forem mesmo duas pessoas (mãe e filha com o mesmo número, por exemplo), em Criar outra mesmo assim. Nada se junta sozinho.

Sem «Dados confidenciais» no grupo de acesso, a frase não diz de quem é a ficha (seria dizer de quem é aquele número): lês «Já existe uma ficha com este contacto. Procura-a pelo nome na lista; se for outra pessoa, cria outra mesmo assim.» e não aparece o Abrir essa ficha.

A saúde e as notas não gravam.

Se a ficha disser «A chave que protege os dados de saúde ainda não está configurada nesta versão», a saúde, as notas de sessão e as anamneses ainda não se gravam aqui: os campos ficam só de leitura e não há botão de guardar.

O que mudou em relação ao Belessa anterior?

A lista mostra todos os clientes, em páginas de 50 (a atual parava aos 200), pergunta antes de criar uma ficha com um contacto que já existe e pergunta a autorização de promoções logo na criação.