Contactos novos

Para que serve

Quem pede informações pelo site, quem liga a perguntar preços ou quem passa à porta ainda não é cliente, e é fácil perder-lhe o rasto. Esta página põe cada uma dessas pessoas num quadro com oito fases, para se ver em que ponto está cada uma, o que falta fazer e, quando não resulta, porque se perdeu.

As fases são: Prospeção ativa, Novo contacto, 1.º contacto, Seguimento, Reunião marcada, Negociação, Ganho e Perdido. Os pedidos feitos no site entram sozinhos em Novo contacto.

O que vês nesta página

• O período: 30 dias, 90 dias ou Sempre, para os números de cima.
• Os números do funil: Em curso, Ganhos no período, Perdidos no período, Parados há mais de 14 dias, Valor em curso e Valor de quem está em «Ganho». Por baixo, se houver, Porque se perderam, no período: com cada motivo e quantos foram (por exemplo, «Achou caro (3)»).
• Ler o funil com a IA: uma leitura dos números dos últimos 90 dias. Só vão números para a IA, nenhum nome.
• Novo contacto e Pôr um cliente no funil, para acrescentar pessoas à mão.
• O quadro: uma coluna por fase, com quantos cartões tem. Cada cartão mostra o nome, há quanto tempo está na fase («Há 3 dias nesta fase»), o valor estimado, se houver, e o que a pessoa perguntou. Quem está em Novo contacto e ainda ninguém respondeu tem o aviso Ainda espera resposta.

O quadro mostra até 500 cartões de cada vez, os mais recentes primeiro. Com mais do que isso, aparece «A mostrar 1 a 500 de 620» e Ver os seguintes.

Como se faz

Registar um contacto feito ao balcão

1. Carrega em Novo contacto.
2. Escreve o Nome e pelo menos o Telefone ou o Email (por exemplo, «Joana Pires, 912 345 678»).
3. Se quiseres, escreve O que perguntou (opcional), por exemplo «Preço do alongamento de pestanas».
4. Em Como chegou, escolhe a origem: Ao balcão, Instagram, Indicação de um cliente…
5. Carrega em Criar. A página diz «Joana Pires entrou em «Novo contacto».»

Se a pessoa já tiver ficha, o pedido fica nela («já tinha ficha»). Se já tiver feito um pedido há pouco, não se cria outro, e a página diz isso mesmo.

Mudar um cartão de fase

1. No cartão, carrega em Mover para….
2. Em Nova fase, escolhe a fase (por exemplo, 1.º contacto).
3. Se escolheres Perdido, escolhe também Porque se perdeu (por exemplo, «Fica longe»).
4. Carrega em Mover. Por cima do quadro aparece «Joana Pires passou para «1.º contacto».»

Ao sair de Novo contacto, o pedido conta como respondido e o aviso Ainda espera resposta desaparece.

Abrir um cartão

1. Carrega no nome da pessoa, no cartão.
2. Aparecem o telefone e o email, o que perguntou, as tarefas Por fazer, as Últimas conversas (as chamadas registadas em Chamadas de hoje) e o Histórico das fases.
3. Para mudar o Valor estimado ou o Responsável, escreve ou escolhe e carrega em Guardar.
4. Para ver a ficha completa, carrega em Ficha do cliente.

Para saber se vale a pena insistir, carrega em Vale a pena insistir? (IA): a IA lê há quanto tempo a pessoa está na fase, quantas conversas houve e se tem marcação, e dá a opinião dela. Lê e decide tu.

Criar uma tarefa de seguimento

1. Abre o cartão.
2. Em Nova tarefa, escreve o que há a fazer (por exemplo, «Ligar a confirmar o orçamento»).
3. Em Para quando (opcional), escolhe o dia.
4. Carrega em Criar tarefa. A tarefa aparece em Por fazer.
5. Quando estiver feita, carrega em Feita ao lado dela.

Mandar uma mensagem à pessoa

1. Abre o cartão e procura Mandar uma mensagem.
2. Se a pessoa tiver telefone e email, escolhe SMS ou Email.
3. Escreve o texto, ou carrega em Escrever com a IA para uma proposta (lê-a e corrige-a antes de enviar).
4. Carrega em Enviar e confirma («Enviar este SMS a Joana Pires? Não se desfaz.»).
5. Depois de sair, a página diz «A mensagem para Joana Pires saiu, e o contacto ficou como respondido.»

A mensagem é para responder ao que a pessoa pediu, não para promoções. O texto que se enviou fica registado. O SMS desconta do saldo da clínica.

Pôr no funil um cliente que já existe

1. Em Pôr um cliente no funil, escreve pelo menos duas letras do nome e carrega em Procurar.
2. Ao lado do nome certo, carrega em Pôr no funil.
3. A pessoa entra em Prospeção ativa.

Só aparecem clientes que ainda não estão no funil.

Tirar alguém do funil

1. Abre o cartão.
2. Carrega em Tirar do funil.
3. A página diz que a pessoa saiu do funil. A ficha do cliente fica como estava.

Perguntas frequentes

Não vejo o telefone nem o email nos cartões.

O telefone e o email só aparecem a quem tem «Dados confidenciais» no grupo de acesso. Sem isso também não aparece Mandar uma mensagem. Quem decide é quem administra a clínica, em Permissões.

Quem pode mexer no funil?

Para ver basta poder abrir o Comercial. Criar um contacto novo e criar tarefas pedem poder criar no Comercial. Mover de fase, mudar o valor e o responsável, dar tarefas por feitas, pôr e tirar do funil e mandar mensagens pedem poder editar no Comercial.

No Belessa anterior arrastava os cartões. Aqui não dá?

Não: muda-se com Mover para…, em cada cartão. Funciona igual no computador, no tablet, no telemóvel e só com o teclado. No telemóvel, as colunas ficam umas por baixo das outras.

Quero ver o caminho todo, do pedido à marcação.

Está em Acompanhar um contacto novo até marcar.